La gestion de la facturation fait partie des aspects les plus importants de la relation de l’entreprise avec ses clients. Plus qu’une pièce justificative du point de vue comptable et fiscal, la facture constitue la preuve matérielle de la transaction qui a eu lieu entre le prestataire et son client.

 

La facturation, une obligation

Qu’elle le fasse elle-même ou qu’elle passe par la sous-traitance, la loi oblige les entreprises à procéder à la facturation et ce, dans les cas suivants :

  • L’achat de produit ou de prestations dans le cadre de besoins professionnels ;
  • Les ventes à distance et les soumissions aux enchères publiques d’objets d’occasion, des œuvres d’art, de collection…
  • Les prestations de service au profit de particuliers à partir de 25 euros ou lorsqu’ils en font la demande ;
  • Les ventes au profit de particuliers qui en font la demande.

 

La date d’établissement de la facture

La gestion de la facturation passe d’abord par la date de son établissement. Elle doit en principe correspondre au jour où la commande est acceptée ou alors au jour de la livraison si celle-ci est différée.

Pour les prestations de service, la facture ne sera établie qu’après service fait. Elle se fera alors en double exemplaire, l’un sera remis au client et l’autre servira d’archive pour l’entreprise.

 

Les supports de facturation

L’entreprise peut opter aussi bien pour la facturation physique que la facturation électronique. Si cette dernière semble la plus pratique, le fisc exige qu’elle réponde à certaines exigences.

Ainsi, l’entreprise est tenue de recourir à la signature électronique. La transmission à distance des factures doit aussi passer par l’échange de données informatisées.

Les méthodes autres que les factures électroniques et en papier sont également admises dans la mesure où il existe un système de contrôle permanent et bien documenté. Ces exigences ont pour but de permettre l’établissement d’une traçabilité entre les factures qui circulent et les produits ou les prestations qui constituent leur objet.

Le cas d’une facture physique scannée puis envoyée à l’administration fiscale par voie électronique constitue une facturation fiable aux yeux de celle-ci. Toutefois, le fisc exige une sécurisation de l’envoi par signature électronique et une conservation de la facture en format papier.

Quoiqu’il en soit, à partir de 2018, l’entreprise doit utiliser un logiciel de facturation certifié pour l’établissement des factures. Cette certification sera faite par un organisme habilité ou à travers un certificat individuel délivré par l’éditeur du logiciel.

 

La durée de conservation des factures

Si la loi a établi une prescription quinquennale des obligations nées à la suite des transactions entre commerçants et particuliers ou entre deux commerçants, les règles de comptabilité exigent une conservation sur 10 ans des factures qui sont alors considérées comme des pièces justificatives.

Le fisc quant à lui, établit une obligation de conservation sur une durée de 6 ans.

 

L’organisation de la facturation

Une bonne gestion de facturation implique d’arrêter le moment à partir duquel le client doit être facturé. On parle alors de fait générateur de la facturation. Le processus de cette facturation doit ensuite être établi avec clarté.

Ainsi, on connait la personne qui va l’établir, l’application qu’elle doit utiliser, la manière dont les informations de facturation vont lui être données, le mode de transmission de la facture au client et enfin, le mode de contrôle de cette facturation.

 

Le règlement de la facture

Un suivi doit être fait pour que les factures soient payées et que les paiements en retard bénéficient d’une relance étant donné qu’il y a va de la trésorerie de l’entreprise. Une relance qui a échoué se soldera par une mise en demeure du client débiteur.

En regroupant les clients en fonction de leur condition de facturation, le suivi et les relances deviennent plus faciles à gérer.