La facturation constitue l’étape qui va clore l’exécution d’une prestation ou la livraison d’un produit par une entreprise. Cette pièce peut engager sa responsabilité et doit être établie en respectant les mentions obligatoires posées par la loi. Voici comment elles s’organisent :

 

Une liste légale de mentions obligatoires

La liste des mentions obligatoires à insérer dans les factures a été arrêtée par l’article L-441-3 du code du commerce et comprend :

  • L’identité des parties ;
  • Le n° individuel d’identification à la TVA du professionnel ;
  • Celui du client dans les cas d’autoliquidation de la TVA ;
  • La date d’émission et le numéro de facture ;
  • La date d’exécution de la prestation ;
  • La mention du type de produit ou de prestation, son prix unitaire hors taxe et sa quantité ;
  • Les réductions inhérentes à la prestation ;
  • Le taux de TVA qui a vocation à s’appliquer et son montant ;
  • Le montant total HT et TTC ;
  • Les conditions de règlement, mais aussi d’escompte s’il y a paiement à l’avance ;
  • Le taux de pénalité en cas de retard de paiement et le montant de l’indemnité forfaitaire des frais de recouvrement de ce paiement s’il y a lieu.

 Cette liste n’est pas exhaustive dans la mesure où elle exclut les cas dans lesquels des mentions obligatoires spécifiques sont exigées.

Leur omission entraîne en tout cas des sanctions dont la condamnation à une amende de 15 euros par omission et par facture sans dépasser le quart du montant de celle-ci.

 

La mention obligatoire relative à la numérotation

La numérotation de la facture doit être unique et suivre un ordre chronologique qui ne devra pas être sauté. Il est possible de différencier la numérotation d’une année à l’autre en usant d’artifices comme les préfixes et les suffixes indiquant par exemple le mois et l’année de la facturation.

Dans le cas d’une facturation sur plusieurs pages, le numéro de facture devra être repris sur toutes ces pages.

 

L’obligation de mention de l’identité de l’entreprise

Le professionnel doit indiquer dans la facture, toutes les informations inhérentes à son identification.

L’entrepreneur individuel sera ainsi tenu d’indiquer son nom et son prénom. Une société doit mentionner sa dénomination sociale, sa forme juridique, son capital social et son numéro d’identification.

 Un commerçant doit apposer son numéro d’enregistrement au RCS et la ville du greffe auprès duquel il s’est enregistré de même que la facture émise par un artisan doit indiquer son numéro au répertoire des métiers et le chiffre de la CMA compétente.

L’adresse du siège social fait également partie des mentions obligatoires relatives à l’identité de l’entreprise. Il en est de même de l’assurance souscrite lorsque le professionnel est soumis à cette obligation, l’adresse de l’assureur et l’étendue géographique de la garantie.

Toute société en liquidation se doit également d’en faire mention dans ses factures. Celle-ci sera alors placée à côté de sa dénomination sociale.

 

L’obligation de mention de l’identité du client

Le nom et le prénom du client sont également à mentionner dans la facture. Il s’agira de sa dénomination sociale s’il s’agit d’une entreprise. Ces identités s’accompagnent de l’adresse ou du siège social du client en question.

Les mentions obligatoires concernant le client demandent moins de détails que pour celles du prestataire.

 

Les mentions obligatoires concernant l’objet de la vente

Chaque produit vendu ou chaque prestation exécutée devra être clairement mentionné dans la facture avec l’indication de sa nature, sa référence, ses caractéristiques, sa quantité.

Il faudra également faire mention de son prix unitaire HT ou son taux horaire HT s’il s’agit d’une prestation quantifiée par heure.

La quantification peut varier et peut se baser sur un nombre d’unités de produits, sur un volume, un poids…

 

Les mentions obligatoires inhérentes à la TVA

Le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise doit figurer sur les factures arrêtées à un montant qui excède les 150 euros HT. Celui du client n’est exigé qu’en cas d’autoliquidation de la TVA.

La même exigence est posée pour les taux de TVA applicables pour chaque catégorie de produits et de prestations. Ces énumérations devront ensuite faire sortir un total de la TVA.

 

Les mentions sur les modalités de paiement

Les modalités de paiement mentionnées dans la facture doivent prévoir la date à laquelle le règlement est dû, les conditions d’escompte ou la mention de non acceptation d’escompte, les modes de paiement possibles.

L’affiliation éventuelle à un centre de gestion agréée doit également être mentionnée.

Dans la gestion des retards de paiement, la facture doit prévoir le taux de calcul des pénalités, l’indemnité de recouvrement, mais uniquement dans le cas des clients professionnels.